Binnen beginnen, buiten winnen

door Elbrich Raessen op 6 april 2018

Eind maart was ik te gast bij de tiende editie van het congres intranet. In de afgelopen tien jaar is het intranet ontwikkeld van digitaal uithangbord naar digital workplace, waar de ‘digital employee experience’ centraal staat. Tenminste, dat is het ideaal. In de praktijk zijn veel organisaties nog niet zover. En is werk nog steeds de plek waar je verouderde technologie gebruikt.

Verouderde technologie social intranet

Tijdens deze 10e editie van het congres intranet zat de zaal nog net zo vol als tijdens de beginjaren.. Knap werk van organisator Entopic, maar het toont ook aan dat toen én nu veel organisaties bezig zijn met het vernieuwen van hun intranet. En op zoek zijn naar kennis om dat op een goede manier te doen.

In die tien jaar is het intranet zelf ook volwassen geworden. Van digitale muurkrant naar social intranet en digital workplace. Van top down berichten zenden naar één centrale verzameling van digitale tools die medewerkers nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. Een omgeving die bovendien uitnodigt tot samenwerken en kennisdeling. Zodat men binnen kan realiseren wat buiten is beloofd. En zo werkt het ook in jouw organisatie. Toch?

‘Iets met social’

De praktijk is nog vaak anders. In veel organisaties bestaat de wens om de digitale samenwerking te verbeteren , maar wordt vanuit verschillende invalshoeken gewerkt:

  • IT wil het aantal te onderhouden applicaties verminderen of heeft een kant-en-klare oplossing liggen.
  • De afdeling Communicatie wil ‘iets met social’, liefst op een mooi vormgegeven platform.
  • En de verschillende organisatieonderdelen en HRM maken hun eigen dashboard, waarin prognoses in een apart systeem worden bijgehouden.

Met als gevolg, een lappendeken van verschillende mogelijkheden en medewerkers die door de bomen het bos niet meer zien.

Of erger, helemaal geen vernieuwing omdat het te duur is en men het niet eens is over de beste oplossing. En dat is jammer. Want de mogelijkheden zijn er om juist nu een startpunt voor digitaal werken te ontwikkelen dat echt toegevoegde waarde heeft voor medewerkers. En doe eens gek, het kan zelfs op een gebruiksvriendelijke manier!

social-intranet-or-nothing

Binnen beginnen, buiten winnen

Eerst een misverstand uit de wereld helpen. Een digital workplace is niet hetzelfde als een social intranet. Het grootste verschil zit in het uitgangspunt.

Een digital workplace ondersteunt de organisatiestrategie door met behulp van technologische mogelijkheden bedrijfsprocessen te versnellen en medewerkers in staat te stellen efficiënter te laten werken. Een digital workplace kan verschillende portals op een slimme manier aan elkaar knopen. Het social intranet kan een van die portals zijn.

Zo’n digital workplace kan dankzij de oneindige mogelijkheden van toegepaste technologie een prachtige bijdrage leveren aan het effectief samenwerken en kennisdelen van medewerkers. Zodat zij voor hen relevante informatie zien, optimaal kunnen samenwerken en actief kennis delen. Dit bevordert niet alleen de effectiviteit maar zorgt er ook voor dat ze extern de beste ambassadeurs van hun organisatie zijn. Binnen beginnen is buiten winnen!

‘Dream big, deliver often’

De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle digital workplace is uiteraard het bepalen van je doel. Wat wil je bereiken? En vooral, wat gaat deze nieuwe omgeving bijdragen aan de realisatie van organisatiedoelen? Vanuit die visie kun je werken aan een strategie en daarna volgt pas het project, of zelfs meerdere projecten, waarin je stap voor stap werkt aan de realisatie van het grote doel. Intranet-goeroe James Robertson verwoordde dat in de mooie oneliner: ‘Dream big, but deliver often

James Robertson tijdens zijn keynotespeech op het congres Intranet 2018

Klinkt leuk zo’n visie, maar hoe weet je nu vooraf welke bijdrage zo’n digital workplace kan leveren aan de effectiviteit van medewerkers? Het antwoord op die vraag hoef je niet in je eentje te verzinnen. Juist niet! Zet groepen collega’s bij elkaar en vraag hen naar hun wensen. Ga het bedrijf in en vraag mensen wat voor hen de grootste uitdaging is om bedrijfsdoelen te verwezenlijken. Kijk vervolgens of je dat met een sneller, beter en nieuwer proces kunt oplossen of verbeteren. Dat hoeven geen hoogdravende veranderingen te zijn, maar kan soms ook in hele simpele UX oplossingen zitten.

Dat bleek ook bij het Australische bedrijf Telstra, wat alleen door het slim rangschikken van bestaande informatie het aantal telefoontjes naar de HR-afdeling met 30% wist te verminderen.

Dat wil ik ook!

Deze mogelijkheden zijn er ook in jouw organisatie. Hoe groot of hoe klein ook, pak ze vast en realiseer stap voor stap verbetering. En maak een nieuwe moderne werkomgeving waardoor medewerkers hun werk sneller en gemakkelijker kunnen doen. Dat helpt gegarandeerd ook bij de adoptie van die nieuwe digital workplace.

Werk. De plek waar je verouderde technologie gebruikt.

Toverwoord voor een goede digitale werkomgeving is gebruiksgemak. De Ierse spreker Gerry Mc Govern hield een vurig pleidooi voor het gebruiksgemak van zo’n digitale werkomgeving. Want; ‘If it is not easy in these days, it is neglected. People are tired of being given crap. De tijd dat je op kantoor de nieuwste technologie gebruikte is voor veel mensen al lang geleden. En millenials weten niet beter dan dat werk de plek is waar je verouderde technologie gebruikt. Tijd om daar verandering in te brengen!

Zet jij de eerste stap? Laat weten hoe jij over de ontwikkelingen, gebruiksgemak en voordelen van een digitale werkomgeving denkt. Geef je reactie onder dit artikel.

Leestips Digital Workplace

Meer informatie over de ontwikkeling van een digital workplace vind je in de onderstaande presentatie van keynote speaker James Robertson. CMS Wire publiceerde vorige week een interessant artikel ‘How to Avoid 6 Common Digital Workplace Communications Problems‘ en bekijk ook het “model for managing complex change“, genoemd door van Alia Lamaadar van Workplace by FB. Tot slot een aardig artikel van Brian Pittman in PR Daily: 3 ways to motivate millennials and other generations at work.

4 reacties

Beantwoord

Beantwoord

Beantwoord

Beantwoord

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Laatste blogs

Bekijk alle blogs (1400)
Contact