Checklist inrichting Newsroom

door Tanja Jans op 29 mei 2018

Bij veel overheidsorganisaties is het nu helemaal hot: het inrichten van een newsroom. Dat uit zich meestal in een wand vol schermen waarop het nieuws binnenloopt en mensen van de communicatieafdeling en social media die ervoor zitten. Waar moet je aan denken bij het inrichten van een newsroom en wat zijn de valkuilen? Een checklist kan wellicht handig zijn.

 

Diverse monitoren met social media logo

Mooie schermen aan de wand

Het is natuurlijk hartstikke leuk om al die schermen op te hangen en het ziet er heel stoer uit, maar wat wil je vervolgens met de data die je binnenhaalt? En wat haal je precies binnen? Zorg in ieder geval dat er in jouw newsroom een monitoringspecialist zit, en er duidelijke richtlijnen zijn over wat je binnenhaalt. Welke bronnen, welke zoekwoorden etc. En wat toon je op de schermen? Teletekst voor de woordvoerders ;-), social media en CNN?

Dat is uiteraard afhankelijk van waar voor jou het nieuws vandaan komt. Het is echter wel aan te bevelen om een goede mix te tonen, en niet alleen online of offline. Ik ben bij grote overheidsorganisaties newsrooms tegengekomen zonder social media, omdat woordvoering kranten en buitenlandse tv-zenders belangrijker vond. Daardoor misten ze belangrijke crises die binnenkwamen via social.

Interne nieuwsroom met medewerkers

Dan heb je die mooie schermen aan de wand, maar wat is de meerwaarde ervan ten opzichte van gewoon op je desktop? Als je doel is om de organisatie meer te betrekken bij wat er in de buitenwereld over je wordt gezegd, denk dan ook aan het uitbreiden van die schermen bij bijvoorbeeld de directiekamers en de koffiecorners. Of juist omgekeerd: laat daar zien wat je zelf allemaal naar buiten brengt door je eigen (social) communicatiekanalen te tonen.

Buiten naar binnen halen.. en dan?

Vervolgens: wat doe je met al die bronnen die je binnenhaalt? Allereerst moet je duiden wat je ziet: wat betekent dit voor je organisatie. En dan: wat wil je ermee? Wat zijn nu de volgende acties? Daarvoor is het van belang dat er een duidelijke procedure en werkvolgorde is binnen de newsroom. Wie beslist of er wat mee gebeurt? Wie zet vervolgens het werk uit? Wat zijn je snelle contactpersonen om verder informatie op te halen over beleid en crises? Dit is waarschijnlijk de grootste verandering die het oprichten van een newsroom met zich meebrengt. Want snel binnenhalen vraagt ook om snel reageren en acteren, en daar moet je je interne processen op afstemmen.

Het team

Je gaat dus als het goed is anders werken als je een newsroom inricht. Er moeten verschillende disciplines vertegenwoordigd zijn. Denk aan social, woordvoering, monitoring, analyse, beeldredactie, maar ook aan inhoudelijke contactpersonen van de verschillende dossiers. Sommige functies zullen nieuw zijn voor jouw organisatie. Een newsroom heeft een open functie. Dan is het handig als verschillende mensen vanuit de organisatie ook plek hebben om aan te schuiven als dat nodig is.

Hoe staan deze disciplines ten opzichte van elkaar en wie heeft de lead? Wie zet de lijnen uit en zet mensen aan het werk? Want een newsroom haalt niet alleen informatie binnen, ook de communicatie als gevolg daarvan wordt in de newsroom gecoördineerd. Zeker als iedereen in de newsroom een andere manager heeft kan dat spanningen opleveren bij beslismomenten.

Daarom is het goed om werkprocessen en mandaat te beschrijven en in te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een crisisprotocol.

Embedden in de organisatie

En last but not least: zorg ervoor dat je zowel in de aanloop als de daadwerkelijke uitvoering embed in je organisatie. Een deel van je draagvlak verkrijg je door het gewoon te gaan doen, maar omdat je door de nieuwe samenwerkingsstructuur sneller wil schakelen en acteren, moet je organisatie mee willen. Je kunt niet meer een week wachten op het antwoord op een mailtje of voordat er een tweet uit mag. Binnen de organisatie moeten er mensen zijn die direct kunnen en mogen reageren. Dat is voor veel mensen nieuw.

Checklist

  • Wat is je doel voor de newsroom? (dus niet alleen leuke schermen. Reputatiemanagement? Klantcontact/webcare? Sales?)
  • Wat is de impact op je huidige werkprocessen?
  • Welke rollen moeten er in?
  • Wat heb je daarvoor fysiek nodig? (denk aan snellere dataverbinding of buiten de firewall om, touchscreens om in te zoomen)
  • Wat ga je op de schermen laten zien?
  • Wat doe je daar vervolgens mee? (duiding en acties)
  • Wat is het mandaat van je newsroom? (snel beslissen en acteren en niet steeds de hele organisatie in moeten)
  • Beschrijf je werkprocessen en crisisprotocollen (rapportagemomenten, overlegmomenten, werkvormen)

Beschrijf dit alles van te voren in een “businesscase”  en budgettering. En verder geldt: gewoon beginnen. De organisatie moet er aan wennen en dat gaat pas als ze de meerwaarde ervan ook zien in de dagelijkse uitvoering. Succes!

Header foto via Pixabay

3 reacties

Profielfoto
Harro Ranter op schreef:

Mooie post, Tanja.

Zeker het punt “Wat doe je daar vervolgens mee? (duiding en acties)” wordt m.i. soms te weing over nagedacht.
Bij ons moet ieder scherm aan het ABBA criterium voldoen.
A=Actionable
B = Betekenisvol
B = Betrouwbaar
A = Aantrekkelijk

Beantwoord

Profielfoto
patrick rancuret op schreef:

@Tanja – herkenbaar verhaal en goede tips, thx!

@Harro: mooi lijstje criteria 😉 En leuk om het onlangs ook bij jullie in werking te zien.

Beantwoord

Profielfoto
Tanja op schreef:

Thanks Harro! Goede aanvulling. Nog steeds bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat? We komen graag eens kijken daar als het mag.

Beantwoord

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Laatste blogs

Bekijk alle blogs (1400)
Contact