Digitale verandering

Voor Upstream een interessant vraagstuk om te kijken hoe gemeentelijke processen flexibel kunnen worden ingericht, en zo kunnen reageren op digitale verandering. Dit was het onderwerp van mijn afstudeerscriptie. Om dit vraagstuk te kunnen beantwoorden heb ik gesprekken gevoerd bij meerdere gemeenten om te kijken hoe ze hun processen inrichten en hoe ze hun capaciteiten zo inzetten om flexibel te kunnen zijn.

5 adviezen voor gemeenten

Uit mijn onderzoek zijn vijf adviezen gekomen voor gemeenten om hun organisatie flexibel in te kunnen richten, en daardoor tijdig te kunnen reageren op digitale verandering. De vijf adviezen zijn:

• Maak gebruik van autonome cross-functionele werkgroepen

Autonome werkgroepen helpen de organisatie een verandering door te maken van een organisatie die werkt in verticale silo’s, naar samenwerken tussen deze traditionele silo’s. Uit dit onderzoek is gebleken dat deze autonome werkgroepen, die vaak veel eigen verantwoordelijkheid krijgen om hun strategie te bepalen, gemeente helpen flexibeler te worden en snel te kunnen reageren op veranderende digitale vraagstukken.

• Creëer een cultuur waarin innovatie gestimuleerd wordt.

Wat wordt er precies bedoeld met een innovatieve cultuur? Een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om te experimenten met nieuwe (digitale) technieken en vraagstukken. Voor veel gemeenten is het stimuleren van innovatie nog niet een van de kernwaardes ondanks dat het een gemeente kan helpen met spotten van digitale trends in de omgeving van de gemeente. 

• Zie het totaalpakket aan services verleend aan burgers & organisaties als een portfolio van verschillende diensten.

Zodra gemeenten hun dienstverlening zien als een portfolio aan verschillende diensten, kunnen medewerkers op afdelingsniveau meer verantwoordelijkheid krijgen en besluiten nemen over strategie voor hun betreffende onderdeel van de portfolio. Dit helpt gemeenten om op afdelingsniveau hun diensten te verbeteren en voor hun diensten te kijken waar vraag is naar digitale oplossingen.

• Participeer/ initieer digitale platforms

In de huidige samenleving zijn de meeste burgers online op zoek naar oplossingen voor problemen. Gemeenten kunnen hier op inspelen door burgers maar ook organisaties met elkaar in contact te brengen door middel van het initiëren in digitale platforms. Op deze manier verandert de rol van de gemeente in een faciliterende rol waarin vraag en aanbod voor zowel commerciële als maatschappelijke vraagstukken gemakkelijk kan worden samengebracht binnen de gemeente.

• Participeer/ initiateer in digitale ecosystemen

Waar steeds meer burgers online antwoorden proberen te vinden voor hun vragen, zijn er ook steeds meer organisaties online actief waar mee samengewerkt kunnen worden. Gemeenten moeten realiseren dat veel digitale vraagstukken de virtuele grens van de gemeente overschrijden en er samengewerkt moet worden met andere gemeenten of gespecialiseerde organisaties. Van belang is dat ecosystemen dus niet alleen bestaan uit gemeenten die iets ‘’vragen’’, maar ook moeten er organisaties bij betrokken zijn die iets te ‘’bieden’’ hebben, denk aan IT-leveranciers of advieskantoren die ervaring hebben met digitale transformaties van gemeenten.

Flexibel organiseren

Uit mijn onderzoek blijkt dat de 5 bovenstaande punten bijdragen aan het flexibel organiseren van de organisatiestructuur van een Nederlandse gemeenten.