Case

Samen via social media communiceren bij waterschap Vallei en Veluwe

Lees verder

Het waterschap Vallei en Veluwe zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater in het gebied tussen IJssel, Nederrijn, Utrechtse Heuvelrug en Randmeren. ‘Grensontkennend’ samenwerken, circulaire economie en innovatie zijn kenmerkend voor waterschap Vallei en Veluwe. Dat vroeg om een programma waarbij medewerkers van het waterschap sociale media kunnen inzetten om zichzelf, de werkzaamheden en partnerschappen van het waterschap meer ‘een gezicht’ te geven.

Communicatie is van ons allemaal

Het waterschap Vallei en Veluwe vroeg Upstream om samen met het team communicatie invulling te geven aan het deelplan social media uit het strategisch communicatieplan 2015-2019. In dit plan en deelplan beschreven communicatiemanager a.i. Moniek Bluyssen en communicatieadviseur Anneke Vermeijs, o.b.v. het communicatieframe naar model van Betteke van Ruler en Frank Körver, hoe alle medewerkers van het waterschap een bijdrage kunnen leveren aan meer begrip en waardering voor het werk van het waterschap. Hierbij werd aangesloten bij maatschappelijke, communicatieve en technologische ontwikkelingen en hoe de communicatie van het waterschap daarop kon worden aangepast.

Ontwikkelingen in de samenleving

Prachtig uitgangspunt voor het programma voor de inzet van social media was dat er gekeken was in het strategisch communicatieplan naar de ontwikkelingen in de samenleving, zoals:

  1. Horizontale samenwerking & netwerksamenleving: steeds meer horizontale verbindingen zijn zichtbaar in samenwerkingen met boeren, landeigenaren, bewoners en netwerkpartners als gemeenten, provincie, aannemers, onderwijs en Rijkswaterstaat. Dijkgraaf Tanja Klip-Martin noemt het ‘grensontkennend’ samenwerken’ aan een gemeenschappelijk doel. Het gaat hierbij om grote infrastructurele samenwerkingen als “Ruimte voor de rivier“, maar ook het samenwerken met bewoners rondom initiatieven rondom het “loskoppelen van regenpijpen” en het met vrijwilligers schoonhouden van beken.
  2. Be real: Het is niet genoeg dat organisaties alleen maar transparant zijn. Organisaties moeten midden in de markt en de samenleving staan.
  3. Real time: Die technologie stelt ons in staat permanent in verbinding te staan, met elkaar en met tal van organisaties. Organisaties zullen zich ervan bewust moeten zijn dat iedereen meekijkt, altijd. Ze zullen wendbaar moeten zijn. De behoefte aan ‘real time’ beïnvloedt de manier waarop mensen interacteren, zich verbinden, netwerken vormen en met elkaar en met organisaties in contact staan. De verwachting of eis is een directe reactie.
  4. Menselijke maat: juist in een tijd waarin de schaal steeds groter lijkt te worden en de afstand tussen mensen en organisaties ook, groeit de behoefte aan individueel contact. Mensen willen vertrouwen geven aan organisaties die dat verdienen. Overzichtelijk, dichtbij, authentiek. Iedereen wil aangesproken en benaderd worden als individu, met oog voor eigen wensen, voorkeuren én emoties. Ze zoeken het steeds meer in de menselijke maat. Organisaties moeten laten zien dat ze het individu centraal stellen, en durven kwetsbaar te zijn. Normaal en open communiceren

(Bron: Communicatiebeleidsplan 2015-2019 – “Communicatie, dat zijn wij”, met Logeion als bron van trends 2015-2016)

Operator Gijs legt uit over de afvalwaterzuivering Apeldoorn

Het Waterschap Dichtbij

Het waterschap Vallei en Veluwe heeft de ambitie dat communicatie méér van de organisatie en alle medewerkers in de organisatie is en niet alleen de verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. En dat het waterschap zo dichterbij burgers, netwerkpartners en andere mensen komt.

De dijkgraaf, heemraden en alle andere medewerkers worden gestimuleerd om sociale media in te gaan zetten om zichzelf en het waterschap meer een gezicht te geven. Hiermee worden de mensen áchter het werk van het waterschap in beeld te gebracht en zo het waterschap een gezicht gegeven.

Geïnspireerd door het strategisch communicatieplan en het model “de Rabobank #HetNieuweDichtbij” is onderstaand model geschetst voor de inzet van social media door organisaties en daar een programma voor gemaakt.

Het waterschap vallei en veluwe dichtbij en in beeld

Model Het Waterschap Dichtbij geïnspireerd op model de Rabobank “#HetNieuweDichtbij”

Inspireren, trainen en helpen met de inzet van social media

Met het introduceren van de inzet van social media door medewerkers is gestart met een ‘Food for Thought-sessie’ voor alle medewerkers die door Marco Derksen mee werden genomen in de veranderende wijze van communicatie en geïnspireerd met voorbeelden hoe andere organisaties medewerkers stimuleren en faciliteren in het gebruik van social media.

Vervolgens is een trainingstraject opgestart waar medewerkers getraind werden in het starten met de inzet van social media en geholpen om het een blijvend onderdeel van hun werk te maken.

De training ‘inzet van social media voor medewerkers‘ is op maat gemaakt voor de specifieke rollen van medewerkers en dagelijkse werkomgeving. Zo is er een variatie gemaakt voor:

  • medewerkers in buitendienst (bijv. monsternemers, zuiveringstechnici en dijkspecialisten)
  • medewerkers in binnendienst (bijv. beleidsmedewerkers)
  • medewerkers communicatie (o.a. communicatieadviseurs van dijkgraaf en heemraden)
  • dijkgraaf en heemraden (rolmodellen in stimuleren inzet social media)

Training, begeleiding en monitoring

In kleine groepen en ook in individuele sessies werd er gewerkt aan de inzet van social media op bijv. Linkedin en Twitter. Zo is er specifieke aandacht geweest voor optimalisatie van Linkedinprofielen, zodat de dijkgraaf, heemraden en medewerkers beter vindbaar, zichtbaar en benaderbaar werden. Daarnaast werd geholpen met het maken van teksten, foto’s en het op juiste wijze plaatsen op platformen.

Ook de praktische uitdagingen in vorm van hulp bij kiezen juiste apps, het interpreteren van statistieken, het maken van verkorte links en de juiste instellingen op telefoon en laptop werden ondervangen.

Dashboard inzet social media waterschap vallei en veluwe

Optimalisatie van de blog van dijkgraaf en heemraden

Blog Dijkgraaf en heemraden waterschap vallei en veluweBij het waterschap was communicatieadviseur Theo Brand (los van onze inzet voor social media) ook gestart met een blog van dijkgraaf Tanja Klip-Martin en de heemraden. Elke maand werd een blog geplaatst, maar de vindbaarheid, leesbaarheid en deelbaarheid van de blogs was niet optimaal. Door onze hulp bij aanpassingen in vormgeving en techniek zijn de blogs beter vindbaar, prettiger leesbaar en veel beter deelbaar door medewerkers op social media. Hiermee kreeg de blog door de inzet van social media een impuls.

Goed voorbeeld doet volgen

Gaandeweg het programma werden tweets, foto’s en blogs van medewerkers van het waterschap Vallei en Veluwe zichtbaar via een social media dashboard voor publiek, partners en collega’s. Hieronder enkele voorbeelden van enthousiaste sociale ambassadeurs en rolmodellen die met hun social media berichten het werk van het waterschap Vallei en Veluwe een gezicht hebben gegeven.

Gijs Vermeijs - operatorgijs op TwitterGijs Vermeijs, zuiveringstechnicus in Apeldoorn, laat graag zien wat er achter de hekken van een afvalwaterzuivering gebeurt. Bekijk tweets van @operatorgijs

Maarten Veldhuis - medewerker inzet social media waterschapMaarten Veldhuis, accountmanager en projectmanager, laat zien hoe hij samenwerkt met partners aan projecten. Op Linkedin worden zijn berichten door duizenden mensen gezien, gedeeld en op gereageerd. Bekijk berichten en foto’s van Maarten op Twitter en Instagram

Romeo Neuteboom Spijker LinkedinRomeo Neuteboom Spijker zet Linkedin in om te vertellen en gesprekken te hebben over circulaire economie. Bekijk de activiteit van Romeo op Linkedin.

Dijkgraaf en Heemraden waterschap Vallei VeluweBekijk ook de linkedinprofielen van dijkgraaf Tanja Klip-Martin en heemraden Dirk-Siert Schoonman, Bert van Vreeswijk  en Frans ter Maten. Naast Linkedin zijn zij ook actief op Twitter

De foto’s bij deze klantcase komen o.a. van het instagram-account van Maarten Veldhuis.

Meer cases

Bekijk alle cases (15)
Contact